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重庆ISO27001认证,文件控制程序

2021-07-22 01:57:02 1050次浏览

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QP01 文件控制程序

1.目的

对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.范围

适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。

3.职责

3.1综合办是文件控制的归口部门,负责质量手册的编制,及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准,确保体系文件有效实行。并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。

3.2总经理负责批准发布质量手册。

3.3管理者代表负责质量手册的审核,程序文件和第三级文件的审批。

3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格,负责本部门有关文件的保管和使用。

4.工作程序

4.1.文件分类

4.1.1. 质量手册:包括质量方针、质量目标。

4.1.2. 程序文件

4.1.3. 第三级文件:包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。

4.2.文件编号:

4.2.1. 代号规定

a)本公司代号:JJ;

b)各文件代号:质量安全手册:QM;程序文件:QP;技术文件(第三级文件):JS;管理制度GL;质量记录:QR(原QS管理体系记录沿用JL代号);

c)各部代号:生产部SC;销售部:XS;质量部:ZJ;综合办ZH;采购:CG;

HACCP文件:HACCP;PRP 文件:PRP; OPRP文件:OPRP。

4.2.2. 《食品安全管理手册》编号:

公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份

例如:JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册,若其他年份修改了则同步变更,如2016年修改,则改为JJ/QM(ISO)-2016。

4.2.3. 程序文件编号:

公司代号/QP+文件序号(两位数)-编制年份

例如:JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司个程序文件。

4.2.4. HACCP文件、PRP文件、OPRP文件

公司代号/HACCP-序号

公司代号/PRP-序号

公司代号/OPRP-序号

4.2.5. 工作文件(第三级文件)编号:

1、本公司代号/QW(A/B/C) +文件序号(两位数); A-管理制度;B-生产工艺流程;C-作业指导书。

例如:JJ/QWA-01,表示广东银创加家食品有限公司编制的个工作文件。

2、HACCP计划

本公司代号/HACCP-编制年份

质量记录编号:

QR/管理部门代号+文件序号(两位数)+字母a、b(代表修改版次);

例如: QR/ZJ-01,表示广东银创加家食品有限公司质量部的个质量记录。

4.3.文件的编写

4.3.1. 由综合办负责编写质量手册,组织各部门编写各自使用的程序文件和工作文件。

4.4.文件的审批

4.4.1质量手册由管理者代表审核,总经理审批;

4.4.2程序文件、工作文件和质量记录表格由部门领导审核,管理者代表审批。

4.5.文件的发放

4.5.1文件发放由综合办负责,发放时应登记,领用人要签名,发放时检查有无加盖“受控”印章,每份文件都要有分发号,便于追溯。

4.5.2 公司内不得使用加盖“受控”章文件的复印件。

4.5.3当使用者的文件丢失时,需办理申请补发手续,《文件发放、回收记录表》,经批准由综合办予以补发。

4.6.文件的更改

4.6.1.公司员工均可提出文件的更改,申请填写《文件更改通知单》经本部门经理审核同意后送综合办。

4.6.2.文件更改的审核、审批与原文件的审核、审批相同。

4.6.3.文件更改审批后,由综合办实施更改,更改的方式受用换页办法,注明更改标记并按原发放登记进行发放,收回作废文件,做好发放回收记录。需要作资料保留的作废文件应加盖红色“作废”印章方可保留,其余回收的作废文件由综合办统一销毁。

4.6.4.文件更改或修订后的状态在文件的版次和版号上加以识别:

◇文件的次发布时文件的版号为A号,版次为00次。即为A/00

◇文件进行小的更改,不影响原文件的基本结构时,只修改文件的版次,不修改文件的版号,修改一次版次增加 1 ,如在A/00基础上进行小的修改,即变成A/01。

◇如果修改的方面很多或文件的结构发生较大的变化时,即按英文字母的顺序修改文件的版号,如文件从A/05,修改结构后变成B/00。

4.7文件的管理

4.7.1文件编写后经审批,原稿由综合办统一保存,不得使用。

4.7.2文件受控状态分为受控文件和非受控文件,受控文件加盖红色“受控”印章并注明分发号,非受控文件只需加盖蓝色“非受控制文件”印章即可。

4.7.3对于非纸张文件(如软盘、图纸)一般不加盖“受控”章,而在受控清单表明其受控状态。

4.7.4不得在受控文件上随意涂写,不得私自外借,确保文件清晰、清洁和完好。

4.7.5综合办年终对现有体系文件进行全面评审,必要时予以修订,确保其适宜、有效、充分。

4.8外来文件控制

外来文件和资料直接引用作为生产、采购、检验依据时,须经相关部门主管确认,综合办加盖“外来文件”印章并编号。分发时做好签发记录。

5.0相关文件

《记录控制程序》

6.0记录

6.1《受控文件一览表》

6.2《文件发放、回收记录表》

6.3《文件更改通知单》&

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